Bưu điện TP.HCM đã rút gọn quy trình khai thác dịch vụ bưu chính chuyển phát, ứng dụng tin học trong khâu theo dõi, quản lý bưu gửi trong phạm vi TP nên tiết kiệm được trên 500 triệu đồng/năm và rút ngắn thời gian khai thác.
Bưu điện TP.HCM đã áp dụng “Giải pháp tiết kiệm chi phí ấn phẩm trong quá trình khai thác Bưu chính chuyển phát (BCCP)" từ 1/11/2011 với nhiều cải tiến từ khâu nhận gửi tới khâu phát. Giải pháp này đã đạt giải Ba Sáng kiến VNPT 2012.
Bà Đặng Thị Nga - Giám đốc Bưu điện TP.HCM (chủ trì sáng kiến) cho biết: "Riêng chi phí ấn phẩm có thể tiết kiệm được 500 triệu đồng/năm, rút ngắn thời gian đóng chuyến thư. Và qua hơn 1 năm áp dụng tại Bưu điện TP.HCM có thể khẳng định giải pháp này đủ điều kiện để thực hiện thống nhất tại các bưu điện, thành phố".
Sửa đổi quy trình dài dòng
Sản lượng hàng hóa BCCP đi và đến tại TP.HCM ngày một nhiều, theo hướng dẫn khai thác được áp dụng trên toàn mạng lưới từ trước đây thì các bộ phận trong dây chuyền khai thác đều phải in bảng kê chi tiết các dịch vụ, sản phẩm (VE2, BĐ3, BK3) thành 3 bản (01 bản để lưu; 01 bản giao cho hộ tống viên; 01 bản cho bộ phận kế tiếp), mục tiêu là để xác định trách nhiệm nếu có thất lạc giữa các khâu trong dây chuyền bưu chính.
Song việc này đã làm tốn nhiều chi phí trong việc in ấn bảng kê, không gian lưu trữ bảng kê, thiếu an toàn trong phòng chống cháy nổ, mất nhiều thời gian in ấn, đóng chuyển và hao mòn máy móc.
Từ 2008 tới nay, Bưu điện TP.HCM đã tin học hóa hầu hết các khâu trong quy trình khai thác BCCP, các quy trình sản xuất đã chuyển dịch theo hướng tập trung, trình độ công nhân về sử dụng CNTT được nâng cao để đáp ứng yêu cầu ứng dụng CNTT trong dây chuyền khai thác dịch vụ. Từ tháng 11/2011, lãnh đạo Bưu điện TP.HCM đã cho phép sử dụng các bảng kê điện tử thay cho việc in bản kê giấy trong quá trình sản xuất tại các khâu trong khai thác dịch vụ BCCP.
Bưu điện TP.HCM đã tiến hành rà soát lại quy định hiện tại từ khâu nhận gửi, khâu khai thác, khâu vận chuyển, khâu phát. Sau đó xây dựng các quy trình dịch vụ mới và hướng dẫn một quy trình khai thác dịch vụ BCCP mới theo hướng bỏ bớt một số công đoạn, cắt bỏ những ấn phẩm không cần thiết, sử dụng bảng kê điện tử trong các khâu đối soát sản phẩm.
Điện tử hóa ấn phẩm: Vừa nhanh, vừa tiết kiệm
Mục tiêu của sáng kiến này nhằm tiết kiệm chi phí ấn phẩm (bảng kê) trong việc lưu chuyển hàng hóa dịch vụ BCCP trong các bộ phận tại TP.HCM. Đồng thời, còn tiết kiệm chi phí hao mòn máy móc, mực in trong việc in ấn các bảng kê hàng hóa dịch vụ BCCP trong quá trình khai thác, tiết kiệm thời gian đóng chuyến thư, giảm không gian lưu trữ, an toàn trong phòng chống cháy nổ.
Đồng thời, đưa ứng dụng CNTT trong việc lưu trữ thông tin, tra cứu và truyền tải thông tin đến các bộ phận, các bưu cục một cách nhanh chóng.
Ví dụ, tại khâu gửi, để tiết kiệm thời gian cho khách hàng và tạo một phong cách phục vụ chuyên nghiệp, giao dịch viên căn cứ thông tin trên bưu gửi để nhập vào phần mềm Netpost BPBK và in phiếu gửi, khách hàng chỉ xác nhận và ký tên (thay cho việc khách hàng phải tự điền vào mẫu phiếu gửi như trước đây). Đối với bưu gửi quốc tế thông tin được truyền dữ liệu về Bưu cục ngoại dịch mà không in phiếu HQ01 tại bưu cục nhận gửi, HQ01 sẽ được in tại bưu cục ngoại dịch để tiết kiệm giấy và chi phí chuyển chứng từ.
Hay như khâu khai thác, khi mở chuyến thư thì công nhân khai thác chỉ cần thao tác "xác nhận đến" trên máy tính thay cho việc đối chiếu thủ công từng bưu gửi như trước đây. Việc này đã làm tăng năng suất, đảm bảo tính chính xác và lưu thoát bưu gửi nhanh hơn. Hoặc là việc bỏ in bảng kê chi tiết BPBK (nhận gửi/phát trả) trên báo cáo cuối ngày, bỏ việc mở sổ BC39 (theo dõi túi rỗng) để giảm công tác lưu trữ.
Bên cạnh đó, còn hàng chục quy trình khác được cải tiến, ứng dụng tin học hóa hoặc bãi bỏ những thủ tục giấy tờ không cần thiết. Sau 1 năm áp dụng quy trình mới, tài liệu mới trong việc khai thác dịch vụ BCCP tại Bưu điện TP.HCM, chất lượng dịch vụ BCCP được nâng cao trong công đoạn khai thác nội thành, dễ dàng kiểm soát chất lượng của từng khâu hơn so với trước.
Ví dụ, trước khi áp dụng sáng kiến các bưu cục phải in bảng kê chi tiết khi đóng chuyển rất tốn thời gian, nhiều lúc không kịp chuyến thư nếu sản lượng lớn. Bên cạnh đó phải tốn rất nhiều ấn phẩm cho bảng kê, các bộ phận đầu nhận tốn công kiểm đếm và thống kê báo cáo mỗi chuyến thư đến. Sau khi áp dụng sáng kiến, khi khai thác thông tin về BCCP đã có sẵn bảng kê gửi đến các bộ phận tương ứng qua mạng tin học, các bộ phận không cần in chỉ cần xác nhận trên máy.
Cho đến nay, các bưu cục không còn sử dựng ấn phẩm giấy cho bưu gửi đóng nội tỉnh, thông tin về số lượng, sản lượng bưu gửi đã được vi tính hóa và được hỗ trợ trong khâu thống kê báo cáo. Giảm việc in các bảng kê hàng hóa VE2, BK3, BD3 cho những dịch vụ chuyển phát nhanh, bưu kiện, ghi số trong quá trình lưu chuyển từ khâu chấp nhận tại 172 bưu cục đến các bộ phận khai thác.
Phòng HT-DV TTCNTT